Инстаффинг — это комплексная поддержка в ведении миграционного и частичного кадрового учёта иностранных сотрудников, оформленных в штате компании-клиента. Услуга помогает грамотно организовать работу с иностранными работниками, снизить риск ошибок и избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов.
Что входит в услугу
- аудит документов иностранных работников;
- предоставление при необходимости и заполнение формы трудового договора;
- разработка должностных инструкций с учётом требований трудового и миграционного законодательства;
- подготовка и отправка от имени клиента уведомлений о заключении или расторжении трудового договора с иностранным гражданином;
- подготовка и отправка уведомлений об осуществлении трудовой деятельности иностранного гражданина;
- ежемесячный контроль сроков действия документов иностранных работников;
- консультации по трудовому и миграционному праву, охране труда и воинскому учёту;
- консультационная поддержка работников клиента по вопросам миграционного законодательства.
Кому подходит инстаффинг
Услуга подходит компаниям, которые оформляют иностранных сотрудников в свой штат, но нуждаются в профессиональном сопровождении кадрового и миграционного учёта. Специалисты «Капитал Кадры» помогают своевременно выявлять недочёты в документах, контролировать обязательные сроки и снижать риски претензий со стороны государственных органов.
Если компании требуется более широкая передача кадровых процессов внешним специалистам, можно воспользоваться услугой аутсорсинга кадрового делопроизводства.
Как проходит работа
Этап 1. Согласование и оформление сотрудничества
Мы определяем задачи клиента, согласовываем состав услуги и заключаем договор.
Этап 2. Аудит документов
Специалисты проверяют документы каждого иностранного работника и предоставляют подробную обратную связь:
- все ли необходимые документы имеются в наличии;
- соответствуют ли документы требованиям для трудоустройства на заявленную должность;
- можно ли принять работника на работу с имеющимся пакетом документов;
- какие действия необходимо предпринять для устранения выявленных недочётов.
Этап 3. Оформление трудовых отношений
Для работников, документы которых успешно прошли аудит, мы помогаем оформить трудовые договоры. При необходимости предоставляем разработанную специалистами форму договора.
На этом этапе также подготавливаем уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином. Отправить его можно одним из способов:
- почтой России от имени клиента;
- через портал Госуслуг: наши специалисты удалённо подключаются к рабочему столу клиента, подготавливают уведомление в его аккаунте и контролируют отправку клиентом.
Если иностранному работнику необходимо подать уведомление об осуществлении трудовой деятельности, мы подготовим документ и поможем отправить его почтой России от имени работника либо через его учётную запись на Госуслугах.
Этап 4. Регулярный контроль документов
Ежемесячно мы отслеживаем сроки действия ключевых документов иностранных сотрудников, а один раз в две недели направляем клиенту отчёт. В рамках сопровождения контролируем:
- срок действия патента и своевременность его оплаты;
- срок действия трудового договора;
- срок действия полиса ДМС;
- для граждан государств — членов ЕАЭС — срок действия миграционной карты.
Этап 5. Дополнительная поддержка
При необходимости мы разрабатываем должностные инструкции с учётом требований трудового и миграционного законодательства. Клиенты также могут обратиться к нашим специалистам по сложным и спорным вопросам кадрового и миграционного учёта, охраны труда и воинского учёта.
Получите консультацию по инстаффингу
Расскажите нам о количестве иностранных работников и текущих задачах. Специалисты «Капитал Кадры» предложат подходящий состав сопровождения и ответят на вопросы по документам и обязательным уведомлениям.
