Штрафы за иностранных работников в 2026 году: основные риски для работодателей Петербурга

Один из наиболее очевидных рисков — допуск иностранного гражданина без документа, который даёт ему право работать в России.

Перед выходом человека на объект недостаточно увидеть копию патента в личном деле. Работодатель должен установить, действует ли документ именно на дату начала работы.

Следует проверить:

• срок действия патента или разрешения;
• соответствие персональных данных;
• своевременность оплаты авансовых платежей по НДФЛ;
• миграционный статус работника;
• наличие оснований для работы без патента;
• ограничения, предусмотренные для отдельных видов деятельности.

Например, гражданам государств ЕАЭС патент для работы в России не требуется. Однако это не означает, что работодателю не нужно проверять остальные документы, оформлять договор и подавать необходимые уведомления.

Также важно учитывать, что действующий на момент приёма патент может прекратить действие позднее. Именно поэтому проверка должна быть не разовой, а регулярной.

По общему правилу иностранный гражданин вправе работать только в том субъекте Российской Федерации, где ему был оформлен патент.

Патент Санкт-Петербурга не даёт автоматического права работать на территории Ленинградской области. Аналогично документ, выданный в Ленинградской области, нельзя без дополнительной проверки использовать для работы в Санкт-Петербурге.

Законодательство допускает заключение специальных межрегиональных соглашений. Однако работодателю необходимо проверять:

• заключено ли соответствующее соглашение;
• вступило ли оно в силу;
• на какие категории работников распространяется;
• какие дополнительные требования предусмотрены;
• нужно ли подавать уведомления в оба региона.

Особое внимание требуется компаниям, которые направляют сотрудников на разные площадки.

Например, сегодня работник может находиться на складе в Санкт-Петербурге, а завтра — выполнять работы на объекте в Ленинградской области. Если перемещение не соответствует условиям действия патента, наличие трудового договора не устранит риск нарушения.

Поэтому в кадровых документах и внутренних системах желательно фиксировать не только работодателя, но и фактическое место работы каждого иностранного сотрудника.

Если в патенте или разрешении указана конкретная профессия, специальность либо вид деятельности, фактические обязанности иностранного гражданина должны соответствовать этим сведениям.

На практике встречаются ситуации, когда человека оформляют как подсобного рабочего, но на объекте он выполняет обязанности:

• курьера;
• водителя;
• комплектовщика;
• оператора оборудования;
• грузчика;
• уборщика;
• повара;
• специалиста другой квалификации.

Во время проверки оценивается не только название должности в трудовом договоре.

Контролирующие органы могут учитывать:

• должностную инструкцию;
• рабочий график;
• табель;
• пропуск на объект;
• выданные инструменты;
• маршрутный лист;
• задания руководителя;
• объяснения самого сотрудника;
• фактически выполняемую работу.

Если человек оформлен разнорабочим, но каждый день доставляет заказы клиентам, определяющее значение может иметь именно реальная трудовая функция.

Поэтому работодателю необходимо сопоставлять все документы и следить, чтобы название профессии не расходилось с тем, чем сотрудник занимается на объекте.

О заключении и прекращении трудового либо гражданско-правового договора с иностранным гражданином необходимо уведомлять территориальный орган МВД.

Установленный срок — три рабочих дня с даты заключения или прекращения договора.

Однако соблюсти срок недостаточно. Работодателю важно убедиться, что:

• использована актуальная форма;
• сведения внесены полностью;
• персональные данные указаны без ошибок;
• выбрано правильное подразделение МВД;
• документ был принят;
• сохранилось подтверждение отправки или подачи.

Нарушение часто возникает не из-за отсутствия ответственного специалиста, а из-за несогласованности между подразделениями.

Например:

1. Руководитель объекта согласовал выход нового сотрудника.
2. Кадровая служба подготовила договор.
3. Бухгалтерия получила сведения позже.
4. Специалист по миграционному учёту узнал о работнике после истечения трёх рабочих дней.

Чтобы этого не происходило, подачу уведомления необходимо включить в единый процесс оформления сотрудника. Трудоустройство иностранного гражданина нельзя считать завершённым, пока компания не получила подтверждение исполнения миграционной обязанности.

Патент — лишь один элемент миграционного досье.

Для законного допуска к работе в зависимости от гражданства и статуса сотрудника могут потребоваться:

• паспорт;
• миграционная карта;
• регистрация по месту пребывания;
• патент;
• разрешение на работу;
• подтверждения оплаты авансового НДФЛ;
• полис добровольного медицинского страхования;
• трудовой или гражданско-правовой договор;
• уведомления МВД;
• иные документы, предусмотренные статусом работника.

Дополнительно работодателю следует проверять, не включён ли иностранный гражданин в реестр контролируемых лиц.

Проблема заключается в том, что статус документов может измениться уже после приёма.

Работник может:

• пропустить очередной платёж;
• сменить место проживания;
• не продлить миграционный учёт;
• утратить законное основание нахождения в России;
• не сообщить работодателю об изменении своих документов.

Поэтому недостаточно один раз собрать копии и хранить их в папке. Необходимо вести календарь сроков, назначить ответственных и регулярно перепроверять правовой статус персонала.

Ответственность может наступить даже в том случае, если трудовой договор ещё не подписан.

Для квалификации нарушения значение имеет фактический допуск иностранного гражданина к выполнению работы.

О риске могут свидетельствовать следующие обстоятельства:

• человеку выдали форму;
• он получил инструмент или оборудование;
• сотрудника включили в рабочую смену;
• ему дали производственное задание;
• он приступил к разгрузке, уборке или упаковке;
• его действия контролирует мастер или начальник участка;
• он выполняет работу в интересах компании.

Объяснение о том, что сотрудник «просто знакомился с объектом» или «должен был оформить договор позже», не всегда освобождает организацию от ответственности.

При этом само присутствие иностранного гражданина на территории предприятия ещё не означает, что он был привлечён к труду. Проверяющим необходимо установить, выполнял ли человек работу, кто дал ему задание и в чьих интересах он действовал.

Поэтому работодателю важно документально определить, кто вправе допускать людей на объект и на каком этапе новый сотрудник может приступить к обязанностям.