Оформление приёмов и увольнений, ведение отпусков, подготовка кадровых документов, работа с табелями и регулярные изменения законодательства требуют времени и специальных знаний. Разбираемся, когда кадровый аутсорсинг действительно полезен бизнесу, что можно передать подрядчику и как контролировать качество его работы.
Пока компания небольшая, кадровыми вопросами нередко занимается бухгалтер, офис-менеджер или сам руководитель. Но по мере роста штата увеличивается и объём кадровой работы. Ошибки в документах, пропущенные сроки и отсутствие единого порядка могут привести к претензиям сотрудников и контролирующих органов.
Содержание статьи
Что такое кадровый аутсорсинг
Кадровый аутсорсинг — это передача внешнему исполнителю определённых функций, связанных с кадровым учётом и сопровождением сотрудников. Компания может передать подрядчику отдельные процессы — например, оформление отпусков или подготовку документов при приёме на работу — либо практически весь контур кадрового делопроизводства.
Важно различать несколько услуг:
- аутсорсинг кадрового делопроизводства — ведение кадрового учёта, подготовка документов и сопровождение кадровых процедур;
- подбор персонала — поиск, оценка и найм кандидатов;
- аутсорсинг персонала — привлечение исполнителя для выполнения определённых функций или работ силами его работников;
- аутстаффинг — предоставление труда работников принимающей стороне в предусмотренной законом модели.
Это разные форматы сотрудничества. Даже если компания получает несколько услуг у одного подрядчика, их состав, стоимость и ответственность сторон необходимо отдельно закрепить в договоре.
Когда кадровое делопроизводство выгодно передать на аутсорсинг
Решение зависит от численности персонала, структуры компании, объёма кадровых операций и компетенций внутренних сотрудников.
Компания растёт, а кадровая функция не справляется
Чем быстрее увеличивается штат, тем больше нужно оформлять трудовых договоров, приказов, переводов, отпусков и увольнений. Если объём работы уже вырос, а кадровая служба осталась прежней, появляются очереди, задержки и ошибки. Внешние специалисты помогают распределить нагрузку и установить единый порядок обработки запросов.
Нет отдельного кадрового специалиста
В небольших компаниях кадровые обязанности часто передают бухгалтеру, секретарю или руководителю. У ответственного сотрудника может не быть времени на отслеживание всех требований и изменений законодательства. Аутсорсинг позволяет получить профильную экспертизу без открытия отдельной штатной должности.
Есть несколько подразделений или филиалов
Если сотрудники работают в разных городах или на нескольких объектах, кадровые документы могут передаваться с задержками, а правила оформления — отличаться в зависимости от подразделения. Внешний кадровый центр помогает унифицировать формы документов, маршруты согласования и сроки выполнения заявок.
Штатная кадровая служба перегружена
Необязательно передавать подрядчику всю кадровую функцию. Внешней команде можно поручить отдельный участок: кадровый учёт, обработку типовых заявок, проверку документов или подготовку отчётности. Внутренние специалисты при этом смогут сосредоточиться на более сложных и стратегических задачах.
Нужно привести документы в порядок
Если кадровый учёт долго вёлся без единой системы, перед передачей функций желательно проверить текущее состояние документов. Иначе подрядчик будет вынужден одновременно вести текущие процессы и исправлять накопленные нарушения.
Что можно передать внешнему подрядчику
Состав услуг определяется индивидуально и фиксируется в договоре. В контур кадрового аутсорсинга могут входить:
- оформление приёма, перевода и увольнения сотрудников;
- подготовка трудовых договоров и дополнительных соглашений;
- оформление отпусков и других периодов отсутствия;
- ведение штатного расписания и табелей учёта рабочего времени;
- подготовка и проверка кадровых приказов;
- формирование личных дел;
- подготовка справок и копий документов по запросам сотрудников;
- ведение согласованного объёма учёта в 1С, ЭДО или других системах клиента;
- разработка шаблонов документов и кадровых регламентов;
- консультации по вопросам трудовых отношений;
- подготовка кадровых документов к проверке.
Воинский учёт, расчёт выплат и другие специализированные направления могут оформляться как отдельные услуги. Поэтому до заключения договора важно определить, какие процессы остаются внутри компании, а какие переходят подрядчику.
Подробнее об услуге — на странице аутсорсинга кадрового делопроизводства «Капитал Кадры».
Когда аутсорсинг может быть выгоднее штатного кадровика
Сравнивать нужно не только зарплату внутреннего специалиста и стоимость договора с подрядчиком. Содержание штатной кадровой единицы также может включать налоги и страховые взносы, оборудование рабочего места, программное обеспечение, обучение, оплату отпусков и поиск замены на время отсутствия.
При аутсорсинге компания оплачивает согласованный объём услуг и получает доступ к команде специалистов. Однако экономический эффект зависит от конкретной ситуации. Если в организации большой штат и ежедневно возникает множество нестандартных кадровых вопросов, полностью отказываться от внутренней функции может быть нецелесообразно.
Часто оптимальной становится смешанная модель: внутри компании остаётся сотрудник, который принимает решения и взаимодействует с руководителями, а регулярные кадровые операции выполняет внешний подрядчик.
Как контролировать подрядчика с помощью SLA и KPI
Передача кадрового делопроизводства не означает потерю контроля. Условия обслуживания, показатели качества и ответственность сторон можно заранее закрепить в договоре.
Что предусмотреть в SLA
SLA — соглашение об уровне сервиса. В нём можно определить:
- срок подготовки документов на приём;
- срок оформления перевода или увольнения;
- время ответа на запрос руководителя;
- срок подготовки справки сотруднику;
- порядок обработки срочных заявок;
- время устранения обнаруженной ошибки;
- порядок работы в периоды повышенной нагрузки.
Сроки целесообразно отсчитывать с момента получения полного комплекта корректных данных.
Какие KPI можно использовать
- доля документов, подготовленных без ошибок;
- соблюдение согласованных сроков;
- среднее время обработки заявки;
- количество документов, возвращённых на доработку;
- количество просроченных запросов;
- число выявленных и устранённых несоответствий;
- удовлетворённость руководителей и сотрудников.
Обычно достаточно нескольких показателей, которые действительно важны компании и могут быть объективно проверены.
Как распределить ответственность
Даже при передаче кадровых процессов внешнему исполнителю внутри компании должен оставаться ответственный за взаимодействие с подрядчиком. Необходимо заранее определить, кто направляет заявки, передаёт сведения, согласовывает документы, принимает результат и контролирует сроки.
Для этого можно использовать матрицу RACI: она показывает, кто выполняет задачу, кто отвечает за результат, с кем согласуют решение и кого информируют. Чёткое распределение ролей помогает избежать ситуации, когда подрядчик ждёт данные, а компания считает, что запрос уже находится в работе.
Персональные данные и безопасность
Кадровое делопроизводство связано с обработкой персональных данных сотрудников. До начала сотрудничества необходимо определить:
- какие данные передаются исполнителю и для каких целей;
- кто получит к ним доступ;
- где и как хранятся документы;
- по каким каналам передаётся информация;
- как разграничиваются права доступа;
- что происходит с документами после завершения договора;
- как стороны действуют при обнаружении инцидента.
Условия обработки персональных данных и конфиденциальности должны быть отражены в документах между заказчиком и исполнителем.
Пять распространённых ошибок
1. Не определить границы услуги
Формулировка «ведение кадров» слишком общая. В договоре нужен конкретный перечень операций, документов, систем и подразделений.
2. Не провести предварительный аудит
Если передать документы «как есть», не оценив их состояние, запуск может затянуться. Сначала стоит выявить недостающие документы, расхождения и ошибки.
3. Не назначить ответственного внутри компании
Подрядчик не принимает управленческие решения за работодателя. Со стороны заказчика нужен сотрудник, который предоставляет информацию и согласовывает действия.
4. Не установить сроки и показатели качества
Без SLA и понятной отчётности сложно оценить качество услуги. Устных договорённостей недостаточно для системной работы.
5. Смешать разные кадровые услуги
Подбор работников, кадровое делопроизводство, аутсорсинг персонала и аутстаффинг решают разные задачи. Состав каждой услуги и ответственность сторон нужно определять отдельно.
Как передать кадровое делопроизводство на аутсорсинг
Этап 1. Диагностика
Определите численность и категории сотрудников, используемые кадровые системы, перечень процессов, объём документов, проблемные участки и ожидаемый результат.
Этап 2. Подготовка регламентов
Согласуйте перечень функций, формы заявок, каналы обмена документами, сроки, уровни доступа, показатели качества и порядок формирования отчётности.
Этап 3. Пилотный запуск
Сначала можно передать несколько процессов или отдельное подразделение. Пилот поможет проверить сроки, взаимодействие сотрудников и корректность регламентов.
Этап 4. Полноценная работа
После пилотного периода перечень процессов расширяется, а SLA и KPI при необходимости корректируются. Подрядчик регулярно предоставляет отчёт о выполненных задачах, сроках и выявленных проблемах.
Что проверить перед выбором подрядчика
Открыть чек-лист из 10 вопросов
- Какие кадровые процессы входят в стоимость?
- Какие услуги оплачиваются отдельно?
- Кто будет работать с компанией?
- Как обеспечивается замена специалиста на время отсутствия?
- В каких программах может работать команда?
- Как организована передача и защита персональных данных?
- Какие сроки выполнения задач можно закрепить?
- В каком формате предоставляется отчётность?
- Как исправляются обнаруженные ошибки?
- Как передаются документы после завершения сотрудничества?
Вывод
Аутсорсинг кадрового делопроизводства может быть полезен компаниям, которые растут, работают с распределённым штатом, испытывают нехватку кадровых специалистов или хотят систематизировать кадровые процессы.
Эффективная модель строится на четырёх элементах: понятном перечне услуг, распределении ответственности, установленных сроках и измеримых показателях качества. Компания сохраняет контроль над кадровой функцией, а подрядчик выполняет согласованный объём регулярных и экспертных задач.
Узнайте больше о кадровом делопроизводстве на аутсорсинге или ознакомьтесь с другими решениями кадрового агентства «Капитал Кадры».
