Удаленной работой теперь никого не удивишь – с прошлого года, наверное, каждый, поработал из дома. И сразу появилась масса вопросов, на которые никто не мог ответить – трудовое законодательство устарело и не учитывало современные особенности трудовых отношений.
Теперь работодатели могут быть спокойны – на днях был подписан закон, который вносит изменения в ТК РФ. Все изменения касаются электронного документооборота
ЭДО направлено на оптимизацию кадровой работы, но насколько это будет удобно – покажет время, а пока разберем некоторые нововведения.
Теперь многие документы можно будет подписать удаленно, что несомненно снимет часть нагрузки с отела кадров. Правда, это не касается, например, приказов об увольнении и документов о прохождении работников инструктажа по ОТ и ТБ – для этого все также нужно присутствие работника.
Осуществлять ЭДО можно с помощью платформы «Работа в России» или собственной информационной системы работодателя, но в этом случае все расходы несет работодатель. Сюда также относятся и расходы на получение ЭЦП для работника.
Для перехода на ЭДО работодатель, по согласованию с профсоюзом, должен издать локальный акт, в котором будут содержаться сведения об информационной системе, перечень документов и работников, срок перехода и порядок работы с электронными документами.
В порядке работы необходимо определить сроки, в течении которых должно происходить ознакомление и подписание документов, порядок проведения инструктажей по взаимодействию работника и работодателя, случаи, когда документы могут оформляться на бумажном носителе.
Перевод работника на ЭДО возможен только с его письменного согласия. Обязательно информирование принимаемых на работу сотрудников о применении электронного документооборота, но тут есть некоторые тонкости:
Отсутствие согласия работника или принимаемого на работу лица от электронного документооборота, равно как и отсутствие электронной подписи, не может служить основанием для увольнения или отказа в приеме на работу. В этом случае работодатель обязан оформить и предоставить все необходимые документы в традиционной форме.
Также потребуются и разные виды электронной подписи. Например, трудовые договоры, договоры о материальной ответственности должны быть подписаны с помощью усиленной квалифицированной подписи или усиленной неквалифицированной подписи, которая используется для доступа к системе госуслуг.
Все заявления и уведомления, отправленные работником в адрес работодателя с помощью ЭДО, будут считаться полученными на следующий рабочий день после отправления.
Работодатель должен безвозмездно предоставить копии необходимых документов, заверенных надлежащим образом, по требованию работника в трехдневный срок на бумажном носителе, в случае с ЭДО – заверенные копии на бумажном носителе либо в виде электронного документа, размещенного с помощью информационных систем.
В новом законе предусмотрено, что в случае ЧС работодатель и работник, который отказался от электронного документооборота, могут обмениваться электронными документами (фото, сканы) с их последующим предоставлением на бумажном носителе.
При всех нововведениях, переход на ЭДО не снимает с работодателя обязанность по организации хранения документов, в том числе и электронных, в соответствии с требованиями архивного дела.
Для чего нужны новые правила? Во-первых, электронный документооборот значительно упростит взаимодействие работодателя и сотрудников – пропадает необходимость в посещении отдела кадров. Во-вторых, обеспечит оперативность доступа к документам, которые могут понадобиться при получении государственных или банковских услуг.
Конечно в первое время могут возникать накладки и трудности, но, когда процесс будет отлажен, мы все сможем оценить удобство новой системы.
Подпишитесь
