Как выбрать подрядчика для аутсорсинга рабочих процессов: на что обратить внимание

Аутсорсинг рабочих процессов — эффективный способ оптимизировать процессы и направить освободившиеся ресурсы на решение профильных задач. однако неправильный выбор подрядчика для аутсорсинга может обернуться проблемами с качеством работ, контролирующими органами и репутацией. Как найти надежного партнера, избежать скрытых рисков и получить максимум выгоды? Разбираем ключевые критерии: от проверки документов до прозрачности ценообразования.

Как понять нужен ли вашей компании аутсорсинг и какой именно

Аутсорсинг популярен, но он подходит не всем. Прежде чем приступать к выбору подрядчика, определите цели: сокращение расходов, разгрузка HR-отдела или доступ к узкоспециализированным кадрам.

Когда услуга необходима? Когда:

• штатные сотрудники не справляются с объемом задач, но по тем или иным причинам бизнес не хочет сталкиваться с расширением штата;
• проект требует временных специалистов (сезонные работы, проектная занятость);
• нужны редкие компетенции, нецелесообразные для постоянного найма.

Также важно понимать, какой вариант аутсорсинга вам предпочтителен, например:

• аутсорсинг бизнес-процессов – подбор и предоставление персонала на объект заказчика под руководством аутсорсера с оформлением в штат подрядчика (аутсорсер контролирует весь процесс, заказчик получает 100% результат);
• аутсорсинг персонала – подбор и предоставление персонала на объект заказчика с оформлением в штат аутсорсера (качество работ контролирует заказчик).

Подробнее с различиями этих услуг можно ознакомиться в нашей недавней статье «Аутсорсинг персонала VC аутсорсинг процессов». Если же вы заинтересованы в выводе вашего персонала за штат компании, то рекомендуем ознакомиться с аутстаффингом персонала.

Неправильный выбор формата может привести к переплатам и лишним расстройствам из-за неоправданных ожиданий. Поэтому хороший подрядчик помогает заказчику с выявлением потребностей и выбором подходящей услуги.

За что отвечает подрядчик на аутсорсинге

Передавая процессы внешнему исполнителю, важно чётко разграничить зоны ответственности. Подрядчик обязан обеспечить не только выполнение задач, но и полное соответствие законодательству.

Основные обязательства аутсорсера:

• Кадровые вопросы: оформление трудовых договоров, расчет зарплат, уплата налогов и страховых взносов. При работе с иностранцами — соблюдение миграционного законодательства.
• Контроль качества: регулярные проверки выполнения работ, оперативное устранение недочетов.
• Юридическая защита: разрешение трудовых споров, взаимодействие с госорганами при проверках.
• Подмена персонала: при болезни или увольнении сотрудников агентство предоставляет замену без простоев.

Процесс передачи функций на аутсорсинг

Передача процессов на аутсорс требует поэтапного подхода. Рассмотрим все шаги по порядку:

• Анализ задачи. Определите, какие функции целесообразно передать. Например, сборку деталей или IT-поддержку.
• Выбор подрядчика. Проверьте репутацию компании, ее аккредитацию ЧАЗ, запросите документы, изучите отзывы.
• Согласование сделки. Расскажите о своем процессе подрядчику и получите коммерческое предложение.
• Заключение договора. Согласуйте сроки, ответственность сторон, порядок расторжения.
• Ввод в курс дела. Обеспечьте подрядчику доступ к необходимым ресурсам, проведите инструктаж.
• Контроль. Назначьте ответственного за взаимодействие, установите регулярные отчетные встречи.

Перевод должен быть плавным, резкость может создать путаницу. Например, сначала можно перевести один процесс, затем постепенно увеличивать объем.

Серые провайдеры

В погоне за низкой стоимостью услуг некоторые компании сталкиваются с так называемыми «серыми» провайдерами. Эти подрядчики предлагают заманчивые условия, но используют полулегальные схемы работы.

Характерные признаки:

• оформление сотрудников как самозанятых, ИП или по договору ГПХ при фактическом постоянном трудоустройстве;
• минимальные отчисления в налоговую и фонды;
• отсутствие лицензий на заявленные виды деятельности;
• отсутствие аккредитации ЧАЗ;
• уклонение от гарантийных обязательств в договоре.

Последствия сотрудничества могут быть совершенно разными — налоговые органы часто признают такие отношения трудовыми. Компанию-заказчика могут ждать доначисления взносов, штрафы до 500 000 рублей по статье 122 НК РФ. При проверках мигрантов возможна административная ответственность по статье 18.15 КоАП.

Как проверить добросовестность подрядчика

Выбор надежного аутсорсингового партнера требует тщательной проверки. Даже привлекательные условия сотрудничества могут скрывать серьёзные риски.

С чего начать:

• изучите официальные реестры: ЕГРЮЛ, сайт ФНС, проверьте наличие лицензий, аккредитации;
• запросите документы: свидетельства СРО, допуски к работам, страховые полисы;
• проанализируйте финансовую устойчивость: размер уставного капитала, отсутствие задолженностей.

Дополнительно можно посетить офис компании, пообщаться с руководством. Обратите внимание на срок работы, кейсы, отзывы — опытные подрядчики дорожат репутацией.

Выбор должен основываться не только на стоимости услуг. Запросите минимум три коммерческих предложения от разных компаний для сравнения условий. Также хорошим знаком является, если за вами сразу закрепляют персонального менеджера — как в компании «Капитал Кадры».

Критерии выбора

Теперь подробно рассмотрим основные критерии выбора провайдера. Рекомендуется опираться на следующие моменты:

Надежность и устойчивость

Начните с финансового состояния компании: размер уставного капитала (рекомендуется от 500 тыс. руб.), отсутствие судебных исков, долговых обязательств. Помните, что при необходимости надежные подрядчики предоставляют гарантийные обязательства, страхуют риски.

Что можно запросить:

• выписку из ЕГРЮЛ
• данные о налоговой нагрузке

Опыт работы в вашей отрасли

Специализированные провайдеры понимают отраслевые нюансы. Например, аутсорсер в HoReCA знает нормы Роспотребнадзора, в IT направлении — требования по защите данных, в том числе персональных, что сегодня очень актуально.

Что проверить:

• портфолио с кейсами
• отзывы от аналогичных бизнесов
• наличие отраслевых сертификатов

Уровень автоматизации процессов

Автоматизация рутинных процессов значительно ускоряет работу, а также защищает бизнес от рисков. Например, отслеживание сроков документов, рассылка уведомлений, проверка сотрудников в РКЛ — автоматическое выполнение этих действий сводит к минимуму риск ошибок, проблем с оформлением или вопросов от контролирующих органов.

Что оценить:

• используемое ПО
• имеющиеся системы автоматизации

Таким образом, правильный выбор подрядчика для аутсорсинга — это баланс между надёжностью, опытом и технологичностью, который обеспечит долгосрочную выгоду без скрытых рисков.

Компания «Капитал Кадры» предлагает прозрачные условия сотрудничества: вы можете ознакомиться с нашими лицензиями, сертификатами и кейсами прямо на сайте. Уставный капитал агентства составляет 1,8 млн руб. Мы придерживаемся формата Open Book и составляем подробный договор при сотрудничестве. Предлагаем профессиональный аутсорсинг и аутстаффинг с отличным соотношением цена/качество. Ждём вас!